Fábrica Automatizada de Documentos

Solución a los quebraderos de cabeza relativos a la impresión y el correo

Los desafíos de impresión y correo con la solución ADF de InfoPrint Resuelva

Nuestra Fábrica Automatizada de Documentos (Automated Document Factory, ADF) es un sistema de lazo cerrado, neutral para el distribuidor, con un alcance que comienza en el origen de los documentos y termina con la respuesta de los clientes; está diseñado para automatizar y controlar todos sus procesos de impresión y correo, para que usted pueda resolver tres desafíos comunes:

• Optimización postal
  Maximice el seguimiento postal, los programas que recogen comentarios y opiniones, y los descuentos postales para aprovechar al máximo cada dólar que invierte.
• Integridad de la sala de correo
  Sepa si los sobres se enviaron con la información correcta de los clientes, y esté preparado para probarlo.
• Gestión de salida
  Centralice la gestión (en uno o varios sitios) para maximizar el rendimiento y la utilización y ayudar a facilitar el respaldo y la recuperación ante desastres.

Solucione su letra y envíe desafíos

Hágase lo más de su franqueo, dispositivos y la gente poniendo en práctica capacidades de ADF como:

• Clasificación postal electrónica, combinación de tareas y optimización del clasificador
• Manejo automatizado de reimpresiones y correo devuelto
• Seguimiento de documentos en tiempo real y pistas de auditoría
• Utilidad de código de barras postales Intelligent Mail^® implementada en forma central
• Control de procesos automatizado y centralizado
• Elaboración de informes para tener visibilidad de las tareas, los operadores y los dispositivos

Fábrica Automatizada de Documentos

Solución a los quebraderos de cabeza relativos a la impresión y el correo

La automatización elimina la intervención manual y las demoras y errores relacionados. Impulsada por la 'columna vertebral' del flujo de trabajo, InfoPrint ProcessDirector, una solución ADF puede automatizar y controlar todos sus procesos de impresión y correo, lo que lo ayudará a:

• Manejar las impresoras
• Controlar las insertadoras
• Utilizar bases de datos para gestionar datos
• Utilizar un motor de flujo de trabajo para controlar el proceso desde una sola interfaz

Si bien es posible diseñar cada solución ADF para que se adapte a ciertos requisitos específicos, los componentes básicos pueden incluir:

(Los productos que se mencionan a continuación deben tener un vínculo a las páginas correspondientes)

Arquitectura	InfoPrint Advanced Function Presentation™ (AFP™) La AFP independiente del dispositivo se integra fácilmente con los sistemas de impresión/correo existentes y proporciona un alto nivel de control, seguridad e integridad de datos. Más información > (En inglés)
Tecnología de flujo de trabajo	Software InfoPrint ProcessDirector Un sistema de gestión de procesos de salida escalable y configurado por el usuario. Permite el control de procesos de impresión a nivel de tareas y la reingeniería de procesos de salida de las operaciones. Más información >
Impresión a color/monocromática	InfoPrint 4100 Una solución de salida de producción para papel continuo, monocromática, de alta velocidad. Produce texto e imágenes de alta calidad con formato de 19,5" (495 mm) en una gran variedad de papel. Más información > InfoPrint 5000 Avanzado sistema de impresión a todo color, de inyección de tinta 'drop-on-demand', para papel continuo, que proporciona una excelente calidad de impresión y alta velocidad para aplicaciones AFP, PS y PDF. Más información >
Software	Software InfoPrint Productivity Suite y función de seguimiento de la productividad Permite la captura de tareas, operador y datos de la impresora, lo que ayuda a optimizar las operaciones de impresión. Más información >
Gestión de impresoras y trabajos de impresión	Software InfoPrint Manager Centraliza el monitoreo y la gestión de las impresoras. Puede virtualizar datos, aplicaciones y recursos de salida para ayudar a mejorar la gestión de recursos y la productividad. Más información >
Servicios profesionales	Servicios profesionales Evaluación, diseño e implementación mediante el uso del software y el hardware existentes cada vez que sea posible. Una solución ADF de InfoPrint se puede integrar con casi todos los equipos de pre y posprocesamiento. Más información >

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Solución a los quebraderos de cabeza relativos a la impresión y el correo

Características	Ventajas
Un sistema de ciclo cerrado no dependiente de marcas que se inicia desde la creación del documento hasta la respuesta del cliente	Integra con facilidad las iniciativas de crecimiento futuras tales como color, TransPromo, Intelligent Mail®Barcode (IMB) y distribución de documentos electrónicos
Tecnología exclusiva de pool de documentos	Permite la manipulación del flujo de impresión y la combinación de trabajos electrónicos para optimizar los envíos
Clasificación postal electrónica, combinación de trabajos electrónicos y optimización de los clasificadores	Aprovechar los descuentos postales y los programas de seguimiento/retroalimentación postal
Gestión centralizada para una o varias ubicaciones	Aprovechar la producción y la utilización de recursos, y facilitar los procesos de copia de seguridad y recuperación
Seguimiento de documentos e informes de auditoría en tiempo real	Tener la seguridad de que en cada sobre consta la información correcta del cliente, de que ésta se puede comprobar y, a la vez, obtener mayor visibilidad de los trabajos, operadores y dispositivos
Control de procesos automatizado y centralizado	Manipulación automatizada de las reimpresiones y del correo devuelto

Fábrica Automatizada de Documentos

Solución a los quebraderos de cabeza relativos a la impresión y el correo

P. ¿Cuáles son algunos de los problemas que las compañías pueden resolver con una solución ADF?

R. Estos son algunos problemas que una solución ADF puede ayudar a resolver:

• “Nuestros costos postales son demasiado altos.”
• “Estamos gastando cada vez más dinero por año en equipos y personal para cumplir con los acuerdos SLA.”
• “Por error enviamos un trabajo de prueba por correo. Nuestros clientes no estaban muy contentos.”
• “Nuestros clientes reclaman que algunas veces reciben dos estados de cuenta.”
• “Los datos de los clientes terminaron en los sobres equivocados. Esto fue una llamada de advertencia.”
• “Tenemos tres personas dedicadas tiempo completo a reimpresiones y correo devuelto.”
• “Obviamente, contamos con recursos de respaldo; pero no estamos realmente conectados, excepto por camión.”
• “Desafortunadamente no tenemos manera de saber al final del día si todos los trabajos y documentos se imprimieron correctamente y se enviaron por correo.”
• “No podemos afrontar el costo ni el tiempo necesario para cambiar las aplicaciones de nuestra computadora central.”

P. ¿Cuáles son algunos de los resultados que las compañías pudieron observar con una solución ADF?

R. La optimización postal ha ayudado a algunos de nuestros clientes a ahorrar cientos o miles de dólares. Muchas compañías pueden reasignar al personal porque ya no tienen que intervenir en forma manual en las reimpresiones o el correo devuelto. Para algunos, el objetivo es una mayor productividad – ventanas de impresión más cortas, seguimiento automatizado y reconciliación, capacidad para aceptar nuevos proyectos o proyectos de mayor magnitud. Los resultados operativos obtenidos incluyen:

• Control de tareas de sistemas abiertos y de la computadora central mediante la transformación de otros flujos de datos en Advanced Function Presentation™ (AFP™)
• Seguimiento total (de cada pieza postal), auditabilidad y cumplimiento de normativas
• Mejor consistencia y calidad de la salida, y eliminación de los atascamientos en la producción con reimpresiones totalmente automatizadas.
• Extensión de ADF a otro sitio para permitir las funciones de respaldo/recuperación ante desastres y el beneficio adicional del equilibrio de la carga
• Gestión de sitios múltiples a través de una sola interfaz gráfica de usuario (GUI)

P. ¿Cuáles son las razones más comunes de los altos costos postales?

R. Es posible que gaste más dinero de lo necesario en franqueo postal porque sus piezas no están clasificadas en forma correcta, las tareas no están combinadas para maximizar los descuentos (por ej., facturas y cupones) o las clasificadoras no están optimizadas, lo que genera la necesidad de incorporar más equipos y personal para cumplir con los plazos de entrega.

P. ¿Por qué tenemos atascamientos de equipos – baja utilización y rendimiento lento?

R. Dos causas importantes de la baja utilización son las cargas inconsistentes de la insertadora y el manejo manual de las reimpresiones. Una causa del rendimiento lento puede ser que las tareas se realizan en forma secuencial, en lugar de agruparse por lotes.

P. ¿Cuáles son las opciones de implementación para una solución ADF?

R. Puede contratar a InfoPrint Solutions Company para evaluar, diseñar e implementar su ADF. O podemos trabajar con usted en forma conjunta – una opción que le permitirá utilizar el tiempo y las habilidades de su personal.